קליטת עובדים
המדריך המלא
מחזור שלבי החיים בקליטת עובדים
לכל חברה מתכונת או נוהל גיוס לעובדים שעל פיו היא מגייסת את עובדיה על מנת להתאים עבורה את המועמדים המתאימים ביותר לאיוש התפקיד הנדרש.
ככל שהארגון גדול ומורכב יותר הוא משקיע זמן, כסף ומשאבים רבים יותר בתהליך הגיוס.
הגיוס בד"כ כולל בתוכו מספר ראיונות, מרכזי הערכה, מיונים אלו ואחרים ורק לאחר שעבר העובד בהצלחה את כל השלבים הללו מגיע שלב קליטתו לתוך החברה, במידה ולא עבר בהצלחה את תהליך הגיוס ייתכן ובעתיד תאושר הצעת חוק המחייבת את הארגון לספק לעובד הודעה בדבר קבלתו אי קבלתו לעבודה.
מכאן, חשוב שתהליך הקליטה יתנהל גם כן כהלכה, אחרת עובדים רבים שנקלטו לארגון עשויים לעזוב ובכך כל המאמצים והכספים שהשוקעו בתהליך הגיוס ירדו לטימיון.
אנו ממליצות על מחזור שלבי החיים כפי שמפורט בהמשך, על מנת לאפשר תהליך קליטה אפקטיבי ויעיל בשילובם של כלי החונכות הרלוונטים, שיתרום הן לארגון והן לעובד.
1. שלב איפיון ותכנון
על כל ארגון להגדיר תהליך קליטה וחניכה בעזרת כלי ביצוע המתאים לצרכיו לכן קודם כל על הארגון לבנות מודל קליטה וחניכה ולתכנן ולאפיין תהליך רצוי שיתקיים בארגון עם המשאבים שלרשותו.
5 טיפים להבטחת חווית קליטה מעולה לעובד חדש
2. הכנות לקליטת העובד
לאחר הגדרת מודל הקליטה והחניכה על החברה להתכונן לקראת תחילת יומו הראשון של העובד בחברה.
קביעת תנאי העסקה, תאום יום קליטה, הצגתו של חוזה עבודה בפני העובד וחתימה, הגדרה של זכויות וחובות של המעביד/העובד – נוכחות ושכר, רווחה ועוד.
תפקיד מש"א מפעלי בקליטת עובד חדש
על מש"א התפעולי לעדכן בדוא"ל את הגורמים הבאים על מועד תחילת העבודה, האתר, היחידה והמחלקה אליה העובד משתייך, יעיברו לנ"ל טופס דיווח על קליטת עובד חדש,יתאמו פגישה של העובד יחד עם מנהל מש"א והמנהל הישיר.
יומיים לפני הגעת העובד : מש"א מפעלי יוודא השלמת ההכנות הנדרשות ,הפניה לבדיקות רפואיות אם נדרש ועוד.
דוגמא לתפקידם של מדור קבלת עובדים משאבי אנוש של עיריית ירושלים
מנהל קולט יקבל תיק למנהל הקולט ותיק לחונך ממש"א מפעלי.
בתאום עם מח' הדרכה יקבל המנהל הקולט טופס ניתוח עיסוקים ותוכניות הדרכה שנבנו לתפקיד על מנת לאפשר מערך חניכה יעיל.
תפקיד המנהל ישיר: הקצאת עמדת ישיבה
תפקיד יח' המחשוב: תשתיות מחשוב
תפקיד מנהל מח' משק: יספק לעובד החדש כלי עבודה – שולחן, כסא, ארונית, בגדי עבודה, תאום הסעות לעובד או מסירת רכב, מפתחות לחדרים וכו'.
תפקיד מדור שכר: הנפקת כרטיס עבודה, וידוא קבלת טפסים מהעובד, תלוש שכר לעובד ועוד.
תפקיד מחלקת הדרכה
-
שיבוץ לשבוע אוריינטציה
-
הכנת וחוברות בטיחות
-
מזכירה חטיבתית: הספקת טלפון סלולרי (במידה ורלוונטי)
-
קבלת חוברת עובד חדש: דבר מנהל החברה, אודות החברה, אסטרטגיה עיסקית, מידע כללי לעובד, בטיחות בעבודה, קוד אתי , אבטחת מידע, עדכון והנחיות לכל הגורמים הרלוונטים המשתלבים בתהליך הקליטה – ממונה ישיר/עקיף, מדור שכר, מנהל יח' משק, מזכירת מחלקה, מחלקת הדרכה, תמיכת מחשבים וכו'.
-
תיקים למנהלים הקולטים ולחונכים והכשרת מנהלים וחונכים לתהליך הקליטה והחניכה.
-
קליטה מקצועית: כשבועיים לפני מועד תחילת עבודתו של העובד, ימנה המנהל הישיר חונך לעובד (מתוך קב' החונכים שהוכשרו).
3. יומו הראשון של העובד בחברה
-
החונך יפגוש את העובד בשעה בה תאם את הגעתו, יציג את עצמו וילווה אותו פנימה לחדר שיוקצה לצורך הכרות והתחלת תהליך הקליטה.
-
החונך יערוך שיחת פתיחה, יעניק שי (המלצה) וימסור עותק של תוכנית הקליטה שהכין, יעבור איתו על חוברת הבטיחות והגהות וישלח את הטפסים החתומים להדרכה.
-
החונך יערוך סיור קצר באתר ויכיר לו את מקום העבודה, ילווה אותו למדור שכר ורווחה,יכיר לו את עמיתיו בארגון ויתאר במספר מילים את התרבות הארגונית של החברה
-
מנהלת מש"א מפעלי ומנהל ישיר ינהלו שיחת הכרות עם העובד במהלך היומיים הראשונים לעבודתו
4. הערכת תהליך הקליטה ובדיקת שביעות רצון העובד
שבועיים לאחר תחילת העבודה
נציג משאבי אנוש יבדוק את מידת שביעות הרצון של העובד מתהליך הקליטה ויסייע בבעיות שעלו.
העובד ימלא טופס הערכת תהליך הקליטה בנמל"ה.
מערכת נמל"ה – ניהול משוב לקוחות הארגון-הינה מערכת ממוחשבת לניהול תהליכים הקשורים במשאבי אנוש, כגון: הערכת תהליך הקליטה, תהליך הערכת עובדים.
מח' הדרכה תנתח את הנתונים ותיזום תהליך שיפור.
"סקר שביעות רצון מתהליך הקליטה: במסגרת
התכנון מחדש של תהליך הקליטה, כל עובד חדש בטבע
מתבקש לענות על סקר ממוחשב הנשלח אליו שלושה
חודשים לאחר תחילת עבודתו. הסקר, שעלה לאוויר
באוגוסט 2010, עוסק בנושאי חניכה, ניהול ולוגיסטיקה. נלקח מתוך מהלכים מרכזיים של טבע לשנים 2010-2011
עד כה נשלח הסקר לכ-2,000 עובדים חדשים שנקלטו
בטבע בשנתיים האחרונות. אחוז המענה על הסקר היה
רוב ל-%70 וממוצע הציונים עמד על 4.2 (מתוך 5)"
אמצע הדרך (חודש וחצי לאחר תחילת עבודתו)
החונך יעדכן את המנהל הישיר בכתב ובעל פה לגבי התקדמות תוכנית החניכה והתאמת העובד לתפקיד .
הממונה הישיר יקיים שיחת משוב להערכת הביצועים של העובד.
באחריות מנהל ישיר לעדכן את משאבי אנוש מפעלי לגבי בעיות שעלו והתאמה לתפקיד.
באחריות משאבי אנוש לטפל בבעיות שעלו.
5. סיום תקופת חניכה
-
סיום תקופת החניכה מורכב ממבחן מעשי, מבחן עיוני וראיון/ שיחת הערכה של מנהל ישיר עם העובד.
מטרתם של שלושת כלים אלו – בחינת השתלבות העובד והתאמתו לתפקיד, שביעות רצונו, העלאת בעיות אם ישנן ובחינת עמידה ביעדים.
-
טופס הערכה יוכנס לנמל"ה.
-
מנהלת גיוס תשלח טופס הערכת עובד מותאם יחידה דרך הנמל"ה.
-
מנהלת הגיוס תנתח את טופס הערכה לקבלת משוב על תהליכי הגיוס בחטיבה.